Avec la propagation actuelle du coronavirus (alias COVID 19), de nombreuses entreprises cherchent déjà à prendre des dispositions pour s’adapter au travail à distance, pour aider à réduire la propagation du virus tout en contribuant à limiter l’impact sur la productivité. Ici, nous proposons le meilleur des logiciels collaboratifs, permettant aux employés de travailler à distance depuis leur domicile tout en étant en mesure de communiquer et de collaborer directement sur des projets et des documents partagés.
La collaboration est la nouvelle norme sur le lieu de travail. On ne s’attend plus à ce que les employés travaillent coupés les uns des autres, mais ils doivent plutôt travailler plus étroitement ensemble. La collaboration signifie une efficacité améliorée et une productivité accrue, mais seulement si vous disposez en premier lieu des bons outils de collaboration.
Ceux-ci devraient être basés sur une plate-forme de communication, accessible non seulement à partir d’un ordinateur de bureau, mais également d’appareils mobiles, tels que les téléphones portables. De cette façon, tous les employés peuvent rester en contact tout le temps grâce aux communications unifiées, permettant aux personnes de mieux comprendre les autres dans leurs services, ainsi que ceux des différents services de leur entreprise.
Les délais, la gestion des tâches et le support doivent tous être intégrés dans les communications. Par-dessus tout, tout doit être clair, facile à comprendre, à utiliser simplement et contribuer à réduire les malentendus. Chaque employé devrait avoir la possibilité de parler à la bonne personne, où qu’il se trouve dans l’entreprise, pour résoudre un problème commun. Puis résoudre ce problème dans un flux de travail acceptable et accessible.
Le meilleur outil de collaboration en ce moment est: Office 365
Il existe de nombreuses suites de logiciels bureautiques différentes, mais Microsoft Office reste l’original et le meilleur, offrant une gamme inégalée de fonctionnalités et d’applications que ses rivaux ne peuvent tout simplement pas égaler.
Encore mieux, Office 365 est une solution basée sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser sur n’importe quels ordinateur, appareil mobile ou smartphone, sans avoir à vous soucier de la compatibilité. Tous vos fichiers sont enregistrés dans le cloud et synchronisés entre les appareils, vous pouvez donc commencer à travailler sur un document à la maison ou au bureau, puis continuer à travailler dessus en déplacement.
Cela en fait une plate-forme idéale pour la collaboration, permettant à différents utilisateurs de modifier les mêmes documents en temps réel, ainsi que d’utiliser diverses communications pour s’assurer que tout le monde est littéralement sur la même page.
Meilleur logiciel de collaboration en ligne – en un coup d’œil
- Office 365
- Slack
- Asana
- Podio
- Ryver
- Trello
- Flock
1. Office 365
Partagez et modifiez des documents, désormais avec messagerie instantanée
+ Logiciel familier
+ Édition collaborative
+ Teams assure des communications unifiées
+ Suite économique
Microsoft Office n’est peut-être pas la première plate-forme à laquelle vous pensez en matière de collaboration, mais elle fonctionne désormais au cœur de la suite bureautique basée sur le cloud : Office 365.
Ceci est important, car Microsoft Office reste la suite bureautique la plus utilisée et donc la plus importante du marché, et bien qu’il existe des concurrents tels que OpenOffice et G Suite, ils n’ont toujours pas atteint le même niveau de fonctionnalité et de facilité d’utilisation.
Par conséquent, comme Microsoft Office est susceptible d’être au cœur de nombreuses entreprises, le passage à Office 365 offre un certain nombre davantage, notamment la possibilité pour les équipes de collaborer directement sur le même ensemble de documents. Il peut s’agir de travail dans une feuille de calcul Excel, d’une présentation dans PowerPoint ou de rapports écrits dans Word.
À cela s’ajoute le fait que Microsoft Teams est désormais livré avec un certain nombre de packages Office 365, permettant des communications unifiées intégrées au logiciel de bureau traditionnel.
Ce qui rend Office 365 plus attractif, c’est qu’en tant que plate-forme hébergée dans le cloud, il peut être utilisé non seulement avec Windows, mais aussi Mac, Android et iOS.
Dans l’ensemble, alors qu’une grande partie des logiciels présentés dans ce guide sont dédiés à la collaboration, comme on peut le voir avec Office 365, la collaboration est en train de se normaliser même au sein des logiciels grand public.
2. Slack
Un outil de collaboration qui n’a besoin d’aucune introduction
+ Excellente interface
+ Version gratuite impressionnante
– Certains pourraient vouloir une sécurité plus robuste
Slack est sans aucun doute un puissant outil de collaboration, avec des millions d’utilisateurs à travers le monde. C’est une plate-forme incroyablement intelligente, et vous pouvez l’obtenir sur des appareils mobiles et de bureau. Il permet d’envoyer des messages directs et des fichiers à une seule personne ou à un groupe d’employés, et il est possible d’organiser des conversations sur différents canaux (p. ex. pour des projets spécifiques, du support technique, sujet général, etc.).
L’application prend également en charge les appels vidéo. Vous pouvez utiliser la fonction pour parler à vos collègues de projets en cours et collaborer sans avoir à tout taper par écris dans un message. Bien que cela ne remplace pas les services de stockage dans le cloud, vous pouvez faire glisser, déposer et partager des fichiers avec vos collègues directement dans Slack. Il est également compatible avec des services tels que Google Drive, Dropbox et Box.
Pour compléter les choses, Slack a même une version gratuite, bien que sans surprise, elle ait des limites (en termes de nombre de messages stockés, d’espace de stockage global, etc.).
3. Asana
L’organisation à son maximum
+ Gestion de projet
+ Intégrations pratiques
– D’autres applications ont de meilleures fonctionnalités de communication
Asana existe depuis 2008, ce qui en fait un vétéran dans le domaine de la collaboration, et des entreprises telles qu’Intel, Uber, Pinterest et TED l’utilisent toutes comme leur principal moyen de collaboration.
Il a été conçu comme un moyen simple pour les entreprises de suivre le travail des employés et d’obtenir les meilleurs résultats possible. À l’aide de la plateforme, vous pouvez créer des listes de tâches pour les projets en cours, définir des rappels pour les échéances à venir et envoyer des demandes à des collègues. Les membres de l’équipe peuvent également attribuer des commentaires aux publications dans l’application.
Vous pouvez organiser tous vos projets sous forme de liste ou de tableau, et une fonction de recherche vous permet de localiser rapidement les travaux passés. En bref, Asana est un moyen très efficace de rester très organisé et de faciliter les conversations en ce qui concerne les mises à jour sur la progression du travail.
4. Podio
Un outil de collaboration adapté aux mobiles
+ Application mobile de qualité
+ Large gamme d’intégrations
– Plusieurs plans d’abonnement prêtant à confusion
Podio se décrit comme une plateforme en ligne flexible et personnalisable pour le travail et la communication entre les équipes. En d’autres termes, il vous permet d’organiser de grandes piles de travail et de déléguer des tâches entre les employés.
Tout comme la plupart des autres applications de collaboration, Podio vous fournit les outils pour partager des fichiers, afficher l’état des projets en cours et obtenir des commentaires sur les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement. Ces fonctionnalités sont combinées dans une interface facile à utiliser.
Podio est également équipé d’une application mobile de qualité lorsque vous êtes en déplacement et que vous devez utiliser votre smartphone ou votre tablette, et il dispose d’une quantité impressionnante d’intégration avec des services et applications tierces, notamment Dropbox, Google Drive, Evernote et Zendesk.
5. Ryver
Une plateforme de collaboration facile à utiliser
+ Interface facile à utiliser
+ Plateforme complète
– Pourrait être mieux présentée
Ryver est similaire à Slack, visant à donner à votre organisation un moyen de communication très efficace et un moyen facile de parler des tâches, en veillant à ce que les délais soient respectés.
Ce qui fait de Ryver une option intéressante, c’est le fait que vous pouvez créer autant d’équipes que vous le souhaitez dans l’application et les classer facilement pour démarrer. Comme c’est le cas avec Slack, vous pouvez utiliser la plateforme pour configurer des chats avec des groupes et des individus.
Il existe également des filtres intéressants. Vous pouvez contrôler qui voit les choses que vous dites et publiez dans l’application, et évidemment, rejoignez les équipes les plus pertinentes pour vous. Tous les messages de l’entreprise sont situés dans un fil d’actualité de type Facebook, et vous pouvez marquer les messages pour y revenir plus tard.
Il existe également une multitude de clients sur mobile et sur ordinateur, y compris Mac et Linux. Il existe une version premium pour les entreprises qui offre une automatisation du flux de travail, une connexion unique (SSO) et une gestion d’équipe avancée.
6. Trello
Une appli pour organiser tous vos projets
+ Interface propre et facile à utiliser
+ Version gratuite
– Peu de fonctionnalités de communication
Si vous avez déjà recherché des logiciels de gestion de projet et des outils de collaboration en ligne, vous avez sans aucun doute déjà rencontré Trello. Disponible sur le Web et en application mobile, il vous permet d’organiser facilement des projets et de travailler avec des collègues.
La plateforme vous permet de travailler avec des tableaux ou des listes, qui peuvent être organisés par équipes et différentes tâches. Et dans ceux-ci, vous pouvez configurer des listes de tâches et déléguer entre collègues. Vous pouvez également attribuer des commentaires aux fiches, un moyen rapide de faire part de vos commentaires aux autres.
De plus, Trello possède un certain nombre d’intégrations avec des applications telles que Evernote, GitHub, Google Drive et Slack. Vous pouvez télécharger l’application gratuitement, il existe des options premium qui donnent accès à plus de fonctionnalités.
Il existe également une édition entreprise dont le prix dépend du nombre d’utilisateurs requis et fournit des fonctionnalités de gestion organisationnelle supplémentaires.
7. Flock
Une alternative à Slack axée sur la communication
+ Interface facile à utiliser
+ Outils de productivité soignés
+ Utilisation gratuite
Flock est une autre application très similaire à Slack, mais est sans doute un peu moins intimidante à utiliser et propose des outils de communication plus complets.
Flock prend en charge les canaux pour différentes équipes ainsi que les conversations 1:1 ou en groupe. Lorsqu’un utilisateur recherche des messages, des fichiers et des liens : Flock le trouvera, peu importe qui l’a envoyé, où et quand.
Font partie intégrante de cet outil : les appels audio, vidéo, le partage d’écran ainsi que des outils de productivité tels que les sondages, le partage de notes et les rappels.
Il existe également des intégrations avec des applications tierces telles que Google Drive et Twitter, avec des notifications apparaissant directement dans les canaux.
Autres logiciels collaboratifs à considérer
Il existe de nombreux autres outils de collaboration qui méritent votre attention, si ce n’est en raison de la façon dont ils appliquent les fonctionnalités différemment, ou même ajoutent d’autres fonctionnalités utiles. Ici, nous examinerons quelques outils de collaboration en ligne supplémentaires qui pourraient mériter d’être explorés davantage:
Visme est développé spécifiquement pour les rapports, présentations et infographies collaboratifs en ligne. Des analyses sont fournies afin que vous puissiez voir quelles présentations et rapports entraînent le plus d’engagements et les ajuster en conséquence. Visme est recommandé pour les fonctions de ventes, le marketing, les ressources humaines, le recrutement, les communications internes ainsi que l’éducation et la formation interne. Le logiciel est spécialement conçu pour une utilisation individuelle, professionnelle ou éducative.
Basecamp vise à être une plate-forme de collaboration et de communication tout-en-un, pour regrouper les fonctionnalités de plusieurs offres logicielles en un seul endroit afin de faciliter le tri des informations et, bien sûr, de les regrouper en un seul endroit facile à gérer. Les fonctionnalités incluent le chat, les panneaux de messages, les listes de tâches, la planification ainsi qu’un emplacement unique pour stocker tous les documents, fichiers et dossiers.
Wrike est plutôt un outil de gestion et de planification de projet, qui permet de voir facilement où tout le monde se trouve en termes de réalisation d’un projet. Il peut sembler assez limité par rapport à certains des autres outils nommés ici, mais sa force réside dans sa vaste gamme d’intégrations, qui comprend Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe et Github. Cela signifie que Wrike peut fonctionner comme une plate-forme centrale liée à un certain nombre d’autres applications logicielles, vous permettant de couvrir un éventail plus large d’options et de fonctionnalités.
Monday.com est une plate-forme qui vous permet de planifier, suivre et collaborer sur des projets d’une manière visuellement simple. La fonctionnalité glisser-déposer et la facilité d’utilisation en font une plate-forme particulièrement bonne pour la gestion de projet et la gestion générale du flux de travail entre les équipes. Il s’intègre également à Slack, Trello, Google Drive, Dropbox et d’autres, de sorte que vous pouvez l’utiliser comme point central pour que les équipes travaillent ensemble.
