Les semaines dernières, alors que les cas de COVID-19 continuaient de se répandre dans le monde, des millions de personnes sont passées au travail à distance.
En Suisse, de Genève à Zurich, des milliers d’employés ont commencé à travailler à domicile. Beaucoup de nos clients nous ont demandé de partager les détails de la façon dont nos experts accompagnent l’intégration du travail à distance dans les organisations.
Nous avons passé ces dernières années à transformer la productivité d’utilisateurs finaux au sein de PME, multinationales, gouvernements ainsi que d’ONG en Suisse romande et avons appris tellement en cours de route. Dans cet article, nous vous expliquons les principales façons qui permettent une intégration réussie du travail à distance pour vos employés.
Pour y arriver, il est primordial de gérer les identités et les accès au réseau pour tous les utilisateurs, garantir que les appareils utilisés pour accéder au réseau sont sécurisés et sains et permettre aux utilisateurs d’accéder aux applications de productivité dont ils ont besoin.
1. Identité et accès des utilisateurs
Tout commence par la gestion des identités. Un environnement hybride aide à la fois à conserver et à étendre les systèmes existants tout en utilisant un plan de contrôle basé sur le cloud pour permettre aux gens de travailler de manière productive et sécurisée.
Qu’il s’agisse d’un employé, d’un partenaire ou d’un fournisseur, chaque utilisateur qui a besoin d’accéder au réseau d’entreprise doit recevoir un compte principal synchronisé avec Active Directory, annuaire de Office 365, celui de Microsoft Azure (Azure AD) ou tout autre annuaire d’entreprise.
2. Authentification multifacteur (MFA)
MFA peut être requis afin d’accéder à toutes les ressources d’entreprise. Lorsqu’un utilisateur se connecte à distance au domaine à l’aide de ses informations d’identification sur un appareil que vous gérez, MFA est presque invisible.
Trois méthodes d’authentification se distinguent : les cartes à puce virtuelles et physiques avec certificat, connexion avec PIN biométrique et l’authentification multifacteur Azure.
3. Gérer les appareils
Chez les clients d’Interibex, nous accompagnons la gestion d’une large gamme d’appareils, notamment Windows, Mac, Linux, iOS et Android. Nous effectuons les transitions vers un environnement de gestion entièrement basé sur le cloud.
Afin d’effectuer ces changements et migrations, nous utilisons des approches de cogestion avec des solutions telles que Microsoft Endpoint Manager (MEM). MEM intègre Microsoft Intune et Configuration Manager dans une console unique où vous pouvez gérer tous vos terminaux et vos applications afin de prendre des mesures pour vous assurer qu’ils sont sécurisés et fiables.
Avec plus d’employés travaillant à distance et sur tous les appareils, il est important de prendre en charge les scénarios BYOD (apportez votre propre appareil). Proposer l’inscription en libre-service afin que les utilisateurs puissent rejoindre l’Active Directory rapidement et facilement et s’inscrire pour accéder aux ressources de l’entreprise.
Une fois inscrit, appliquer ensuite les politiques appropriées, par exemple, garantir qu’un appareil est crypté avec un mot de passe fort et dispose de certificats pour accéder à des choses comme les réseaux privés virtuels (VPN) et le WiFi.
Garantir que les appareils respectent la stratégie en archivant l’état de conformité de l’intégrité de l’appareil lors du traitement de l’authentification de l’utilisateur est aussi un facteur important.
4. Applications de productivité
Avec cette bonne fondation en place, inciter les employés à travailler dans le cloud devient plus aisé. Permettre aux utilisateurs d’accéder aux ressources et de partager des fichiers avec les applications sur le Web, sur mobile et sur le bureau, en stockant leur contenu dans le cloud par défaut facilite la collaboration. Afin que les utilisateurs puissent accéder à leurs e-mails, calendriers et fichiers, les outils de Microsoft se classent actuellement dans les solutions favorites des entreprises : Outlook mobile, Microsoft Teams et OneDrive.
Les utilisateurs de nos clients sont également désormais en mesure de co-rédiger et de commenter en temps réel des documents dans le cloud, ce qui s’est révélé extrêmement utile pour un personnel réparti.
5. Réunions et collaboration
Nous tous chez Interibex utilisons quotidiennement Teams pour le chat, les réunions, les appels et la collaboration. Maintenant que nous travaillons à distance dans le cadre de notre plan de continuité des activités (PCA), nous avons pu rester productifs, car nous sommes habitués à un espace de travail numérique.
Chaque réunion est désormais une réunion d’équipe, souvent avec vidéo. Nous utilisons des fonctionnalités telles que le flou d’arrière-plan pour flouter p. ex. nos enfants coquins, nos chats qui se montrent ou certains meubles dépareillés. Alors que nous nous mobilisons pour aider nos clients à se préparer au travail à distance, nous avons constaté que la capacité d’enregistrer des réunions est devenue essentielle. Tous les participants peuvent accéder aux enregistrements des réunions qu’ils ont manquées, puis écouter les parties les plus pertinentes.
Nous nous appuyons également sur l’environnement Microsoft pour permettre aux employés de collaborer via la création en libre-service de groupes ou d’équipes tout en garantissant la sécurité, la conformité et la gestion appropriées. Contactez-nous pour en savoir plus sur notre expérience en matière de travail à distance.
6. Suivi des services
Avec la charge et l’utilisation accrues de tant de personnes travaillant à distance, la surveillance des services s’avère cruciale pour s’assurer que tout fonctionne comme il se doit. Surveiller attentivement les performances des applications, du réseau et intégrer une surveillance de la télémétrie des produits dans chaque solution permet de vérifier et mesurer la satisfaction des utilisateurs autant que les changements de comportement des services.
7. Culture et gestion du changement
Le travail à distance peut créer des défis pour maintenir une culture de travail saine et gérer le changement. Les plates-formes sociales et d’engagement moderne peuvent aider à s’assurer que les messages sont entendus, que le leadership est visible et que les meilleures pratiques sont partagées. Dans notre entreprise, nous nous connectons à l’organisation à l’aide de Yammer, le réseau social interne d’entreprise.
Nous apprenons aux utilisateurs à utiliser Yammer dans le but de créer des communautés qui connectent les gens à travers les équipes. Par exemple, nous avons récemment mis en place chez l’un de nos clients un groupe Yammer travail à domicile (WFH) avec des trucs et astuces pour passer au travail à distance.
Voici quelques-uns des principaux points sur lesquels Interibex insiste lors de ses formations auprès d’utilisateurs finaux:
- Enregistrer des fichiers dans le cloud pour pouvoir co-créer. Les utilisateurs doivent pouvoir enregistrer des documents et des brouillons individuels autant que des fichiers privés par défaut, mais pouvant être partagés. Ils doivent enregistrer les documents partagés sur les sites tels que Teams ou SharePoint sur lesquels votre groupe travaille.
- Partagez des liens plutôt que des pièces jointes dans un e-mail pour vous assurer que tout le monde utilise la dernière version d’un document.
- Utilisez les équipes au maximum. Nous demandons aux utilisateurs de considérer les équipes comme un bureau commun virtuel.
- Tenez des appels et réunions par équipes.
- Utilisez des canaux, plutôt que des e-mails ou des discussions de groupe, pour les conversations au niveau de l’équipe.
- Allumez votre caméra pour vous connecter pendant les réunions.
- Utilisez des événements en direct pour des rassemblements plus importants. Si votre organisation le permet, enregistrez les réunions pour accéder à la transcription ultérieurement.
Nous rappelons également que les réunions d’équipe ne sont pas uniquement destinées à des rencontres de petites équipes ou 1:1. Ils peuvent aller des «pauses café» informelles dans les canaux à une planification trimestrielle hautement collaborative avec une centaine d’employés ou plus.
8. Conception pour des rôles spécifiques
Un grand nombre des ressources dont nous avons discuté concernent les avantages pour les travailleurs de l’information. Cela a du sens, ceci représente une grande partie des clients Interibex. Mais il est important de permettre aux autres types de travailleurs de travailler à distance également.
Développeurs: les ingénieurs doivent pouvoir collaborer sur le code et intégrer leurs workflows dans des équipes pour une collaboration à distance. Certains nombres de développeurs travaillent généralement exclusivement sur des ordinateurs de bureau. Leur fournir des ordinateurs portables avec une solution Windows Virtual Desktop (WVD) afin qu’ils puissent se connecter à distance à leur environnement de développement.
Travailleurs de première ligne: il est essentiel de connecter tous les travailleurs afin qu’ils soient dotés des connaissances nécessaires pour prendre les mesures appropriées pour eux-mêmes, pour les clients et pour l’organisation.
Des solutions comme Microsoft Teams servent de plate-forme de productivité unique pour les employés du commerce de détail et les managers, connectant les sites distants, numérisant les flux de travail et garantissant aux employés un accès en temps réel aux bonnes informations, au bon moment, au bon endroit.
Au cours de l’épidémie de Coronavirus (COVID19), l’application Store Portal de Teams contribue afin de communiquer les dernières informations politiques et procédures, y compris les mises à jour d’assainissement, les changements de personnel et le statut de l’événement. De plus, les équipes basées dans p. ex. des commerces, des restaurants, des écoles ou des chantiers utilisent des équipes pour organiser des réunions quotidiennes et pour organiser des groupes de questions et réponses qui favorisent le dialogue et la collaboration sur des sujets clés.
Permettre à une équipe de travailler à distance est un défi permanent, et nous constatons que ce défi est différent pour chaque organisation. Partager vos expériences et demander des conseils ou des informations à des professionnels de l’informatique.
