Choisir le bon logiciel pour votre organisation n’est pas toujours une décision facile.
Cela peut même être assez stressant, surtout lorsque vous êtes conscient des effets néfastes du choix du mauvais logiciel.
Le processus de sélection de logiciels peut être complexe et les chefs d’entreprise peuvent avoir des questions, telles que « quelles sont les phases du processus de sélection de logiciels ? » et « chaque étape est-elle vraiment nécessaire ou puis-je en sauter quelques-unes ? ».
Chaque phase du processus est importante et doit être complétée avec précision pour garantir un résultat conforme à vos attentes.
1. Identifier le problème
Trop souvent, les organisations font l’erreur de se précipiter dans un processus de sélection de logiciels sans vraiment se concentrer sur le but de chaque phase.
La première phase est l’une des plus importantes et donne le ton pour le reste du processus. C’est généralement évident lorsqu’une entreprise a besoin d’un nouveau logiciel, mais il est important de déterminer ce qui constitue le meilleur logiciel pour votre situation unique.
Pour comprendre cela, les dirigeants et cadres d’entreprise doivent réfléchir aux défis auxquels l’organisation est confrontée et aux logiciels qui pourraient apporter le plus de valeur. Sans ces informations, le reste du processus de sélection des logiciels ne sera pas ciblé.
2. Effectuer une analyse de vos besoins
Une fois que vous avez identifié le problème que vous essayez de résoudre, vous devrez déterminer les fonctionnalités pertinentes.
Quels processus métier sont impactés par le problème identifié ? Ces informations peuvent être déterminées en effectuant une analyse des besoins. Le développement de cas d’utilisation basés sur vos processus métier peut également être utile.
Une analyse des exigences se concentre sur trois exigences principales :
- Fonctionnelles
- Non fonctionnelles
- Organisationnelles
Le processus d’analyse des besoins aboutira à un document d’exigences que vous pourrez référencer à l’avenir.
3. Rechercher sur le marché
Cette phase suivante de la sélection de logiciels consiste à lancer la recherche. Les personnes impliquées dans le processus devront effectuer des recherches sur le marché pour répertorier les fournisseurs de logiciels potentiels qui pourraient répondre aux critères déterminés.
Lors de la recherche sur le marché, il est essentiel de rechercher des fournisseurs qui proposent des logiciels capables de résoudre les problèmes identifiés par votre entreprise.
Dans certains cas, cela peut nécessiter une solution personnalisée en fonction de vos besoins uniques.
Commencez par une longue liste de fournisseurs et réduisez progressivement votre liste jusqu’à ce que vous en trouviez un ou plusieurs, qui cochent la plupart des cases de votre liste d’exigences, si possible avec une pondération déterminée par exigence.
4. Demander des informations aux fournisseurs – RFI
Usez de votre téléphone afin de rapidement obtenir des précisions sur les logiciels et gagner du temps.
Une fois que vous avez réduit votre liste à quelques candidats qui, selon vous, peuvent fournir un logiciel optimal, envoyez une demande d’informations (RFI).
Une RFI fournira à votre entreprise des informations détaillées sur le fournisseur et le logiciel qu’il propose. Vous constaterez peut-être que certains fournisseurs ne répondent tout simplement pas à votre demande. Dans ce cas, il est facile de disqualifier ces fournisseurs.
Une fois que vous avez reçu les informations des fournisseurs de votre liste, rassemblez votre équipe pour examiner ces informations et affinez votre liste encore plus à quelques choix seulement.
5. Soumettre une demande de proposition – RFQ / RFP
Une demande d’informations n’est que la première étape d’un processus en plusieurs étapes.
Après avoir restreint vos choix de fournisseurs, vous pourrez alors soumettre une demande de proposition (RFP). Alors qu’une demande de renseignements fournis aux entreprises des informations de base sur un fournisseur de logiciels, une demande de propositions fournit une ventilation plus détaillée du logiciel d’un fournisseur.
Une fois que vous êtes arrivé à cette phase du processus, il ne vous reste plus que quelques fournisseurs sur votre liste. Cette phase permet à ceux qui effectuent la sélection de poser des questions plus détaillées sur les attentes quant au logiciel et les raisons pour lesquelles vous devriez choisir ce fournisseur particulier.
6. Inviter les éditeurs à une démonstration
Après avoir reçu suffisamment d’informations sur les éditeurs de logiciels finaux de votre liste, inviter ces candidats à une démonstration détaillée.
Cela peut vous aider à déterminer si le fournisseur est en mesure de fournir ce dont votre entreprise a besoin.
Une démo fournit non seulement plus de détails sur le logiciel, mais peut également aider l’équipe de sélection à déterminer la qualité du logiciel et sa mise en œuvre.
Pour rationaliser le processus et garantir un résultat satisfaisant, prenez le temps de développer un format de démonstration et un script à suivre par vos fournisseurs. Il est également utile de créer une feuille de notation à utiliser lors de la révision des démos.
7. Choisir entre créer ou acheter une solution
La dernière étape du processus de sélection des logiciels est cruciale pour le résultat final du processus.
Vous devrez choisir si vous souhaitez acheter une solution logicielle auprès d’un fournisseur ou finalement peut-être créer une solution en interne.
Bien que cette étape puisse sembler contre-productive, vous constaterez peut-être que les solutions proposées par vos fournisseurs ne répondront peut-être pas entièrement à vos besoins uniques.
Si vous choisissez d’acheter un logiciel, vous pouvez maintenant entamer les négociations de contrat avec le meilleur fournisseur retenu.
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